نظام الحضور والانصراف للموظفين

أهمية نظام الحضور والانصراف للموظفين

لكل شركة قواعد مختلفة للحضور والانصراف، ويواجه مسؤولو قسم الموارد البشرية صعوبة في متابعة الحضور والانصراف يدويًا. تتضمن تقارير الحضور والانصراف جوانب متعددة مثل التأخيرات والغيابات والانصراف المبكر والعمل الإضافي.

الاعتماد على ماكينة البصمة وإصدار التقارير الورقية يمكن أن يؤدي إلى العديد من المشاكل مثل عدم دقة تسجيل الحضور والانصراف والأخطاء في احتساب الرواتب.

حيث تقارير الحضور والانصراف للموظفيين تنقسم الي أكثر من شيء منها التأخيرات والغيابات والانصراف المبكر والعمل الاضافي، فإن الاعتماد على ماكينة البصمة واصدار التقارير الورقية في تتبع حضور وانصراف موظفيك يؤدي للعديد من المشاكل منها عدم الدقة في تسجيل حضور وانصراف الموظفين ومنها حدوث اخطاء كثيرة في عملية احتساب مؤثرات الرواتب شهريا.

مشاكل إدارة الحضور والانصراف

1- عدم تسجيل الحضور والانصراف بشكل دقيق:

قد يتم تسجيل الحضور والانصراف بشكل غير دقيق عن طريق تكرار بصمة الحضور فقط أكثر من مره او عدم بصمة الموظف لتسجيل حضوره او انصرافه، مما يؤدي إلى صعوبة في تحديد عدد ساعات العمل الفعلية للموظفين وتحديد الرواتب والمزايا المستحقة لهم.

2- صعوبة في التحكم في ساعات العمل الإضافية:

يمكن للموظفين العمل ساعات إضافية خارج ساعات العمل المعتادة، مما يؤدي إلى صعوبة في حساب ساعات العمل وتحديد الأوقات التي يجب فيها تقديم خدمات العمل.

3- صعوبة في تحديد الحالات الطارئة:

يمكن للموظفين الاضطرار للانصراف أو الغياب عن العمل بسبب حالات طارئة، وقد يكون من الصعب تحديد ما إذا كانت هذه الحالات طارئة حقيقية أم لا.

4- عدم الالتزام بمواعيد العمل الخاصة بالموظف:

يمكن لبعض الموظفين أن يتأخروا أو يغادروا العمل مبكرًا رغم وجود أعمال تحتاج إلى إنجازها في الموعد المحدد.

5- صعوبة في تتبع موقع الموظف:

الكثير من الموظفين يقوموا بمأموريات خارجية خاصة بعملهم فمن الصعب تتبع حركة دوامهم وتسجيل حضورهم وانصرافهم خارج المؤسسة.

لحل هذه المشاكل، يمكن لمسؤولي الموارد البشرية اتباع بعض الإجراءات مثل استخدام أنظمة تسجيل الحضور والانصراف المؤتمتة الدقيقة وتحديد الساعات الإضافية بوضوح وتحديد الإجراءات اللازمة للحالات الطارئة ووضع سياسات وإجراءات صارمة لتحفيز الموظفين على الالتزام بمواعيد العمل وتحديد عواقب عدم الالتزام به. كما يمكن العمل على إدارة حضور وانصراف الموظفين في المأموريات الخارجية الخاصة بالعمل.

في هذه المقالة، سنناقش أهمية نظام حضور وانصراف الموظفين في الشركات وكيف يمكن أن يؤثر هذا النظام على عملية إدارة الموارد البشرية

إقرا ايضاً |  افضل نظام ادارة الموارد البشرية 

كيف يمكن لـ نظام الحضور والانصراف من ماجو أن يحل هذه المشاكل؟

1- التحكم في كل حالات الحضور والانصراف:

من خلال نظام الحضور والانصراف للموظفين يمكنك الوصول الى جميع التقارير الخاصة بعدد ساعات الموظف سواء كان له عدد ساعات إضافية او انصرف مبكرا او في موعده.

2- دقة في احتساب مؤثرات الرواتب:

إن حركة حضور وانصراف الموظفين تؤثر على أوقات العمل وعدد الساعات التي يعملها الموظفون، ويجب أخذ ذلك في الاعتبار عند احتساب الرواتب.على سبيل المثال إذا جاء موظف متأخرا عن موعد عمله المحدد له يتم تطبيق اللوائح والقوانين الخاصة بعقوبة التأخير في المؤسسة ويتم احتسابها في راتبه نهاية الشهر.

إقرا أيضاً | أفضل نظام لـ مسيرات رواتب الموظفين  

لذلك، فإن التحكم في حالات حركة حضور وانصراف الموظفين يساعد في إدارة احتساب الرواتب وتوفير الدقة في الحسابات.

استثمارك في نظام الحضور والانصراف للموظفين في مؤسستك سوف يخدم إدارة قسم الموارد البشرية بشكل أسهل وأيضا سوف يخدم جميع الموظفين في المؤسسة.

حيث ان نظام حضور وانصراف موظفين مؤسستك هو جزء من نظام ماجو لإدارة الموارد البشرية المتكامل، حيث يتيح لك نظام ماجو لإدارة الموارد البشرية إمكانية تسجيل حضور وانصراف الموظفين من خلال تطبيق الهاتف للموظف في أي وقت ومن أي مكان ويمكن للمديرين أيضا من خلال التطبيق تتبع الموظفين وحضورهم وانصرافهم ومعرفة كل ما يدور في حركة الدوام اليومية للموظف من شاشة واحدة وتطبيق الجوال.

يساعد في تحسين دقة توقيت الحضور والانصراف، حيث يتم تحديد الموقع الجغرافي للموظف وتحديد وقت الحضور والانصراف بشكل دقيق وفعال ومراقبة أداء الموظفين.

ايضا يساعد في توفير الوقت والجهد الذي يتم تخصيصه في تسجيل حركات الحضور والانصراف يدوياً، كما يقلل من الأخطاء البشرية التي يمكن أن تحدث عند التسجيل اليدوي.

إقرا ايضاً | سياسة الحضور والانصراف للموظفين

4-توفير الوقت والجهد

يعد توفير الوقت والجهد أحد الأهداف الرئيسية لأي شركة، ويمكن أن يساهم نظام الحضور والانصراف للموظفين في تحقيق هذا الهدف. فهو يساعد في تسجيل حضور وانصراف الموظفين بدقة وسهولة، مما يوفر الوقت والجهد في تحسين الرصد والتقارير وتقليل الأخطاء في تسجيل البيانات.

5-تحسين الإنتاجية:

يعد تحسين الإنتاجية أحد الأهداف الرئيسية لأي شركة، ويمكن أن يساهم نظام حضور وانصراف الموظفين في تحقيق هذا الهدف. فهو يساعد في تحديد ساعات العمل الفعلية للموظفين ومعرفة عدد الساعات الإضافية التي يعملها الموظفون، مما يساعد في تحديد نسبة الإنتاجية وتحديد الأداء الفردي لكل موظف.

6-اصدار جميع أنواع التقارير:

تقارير حضور وانصراف الموظفين هي أداة مهمة للإدارة العليا في الشركات والمؤسسات، وتعتبر ضرورية للعديد من الأسباب،

ومن أهم هذه الأسباب

مساعدة الإدارة في متابعة أوقات العمل للموظفين، وتحديد الوقت الذي يقضونه في العمل، وذلك يساعد في تحسين إنتاجية الشركة،

تساعد في تحديد الغياب والتأخير للموظفين، وذلك يساعد في تحسين الانضباط والالتزام بأوقات العمل، تساعد في تحسين إدارة الرواتب، حيث يتم احتساب الرواتب بناءً على عدد الساعات التي يعملها الموظفون وانضباطه في مواعيد العمل

في النهاية، يعد نظام الحضور والانصراف للموظفين أحد الأدوات الرئيسية التي يمكن استخدامها في إدارة الموارد البشرية ومن الضروري اختيار نظام موارد بشرية مؤتمت ومؤهل بالكامل لإدارة جميع شؤون الموظفين ومن أهمها حركة الحضور والانصراف في مؤسستك.

ونظام ماجو لإدارة الموارد البشرية يتيح لك نظام كامل لإدارة الحضور والانصراف في المؤسسة مصمم خصيصا لكل القواعد واللوائح الخاصة بمؤسستك.

أهم الاسئلة الشائعة