إدارة الصلاحيات في برنامج الموارد البشرية 

إدارة الصلاحيات في برنامج الموارد البشرية

إدارة الصلاحيات في برنامج إدارة الموارد البشرية تعني إعطاء وإدارة الصلاحيات والوصول للمستخدمين في النظام. تهدف إدارة الصلاحيات إلى ضمان أن المستخدمين يحصلون على الوصول اللازم للمعلومات والوظائف التي يحتاجونها لأداء مهامهم بنجاح، بينما يتم تقييد الوصول إلى المعلومات الحساسة والوظائف غير المناسبة لهم.

إدارة أدوار وصلاحيات المستخدمين في برنامج الموارد البشرية تهدف إلى تحديد الوصول والصلاحيات التي يمتلكها كل مستخدم في البرنامج بناءً على مسؤولياته ومهامه في المؤسسة. تساعد هذه الإدارة على ضمان أمان البيانات وتقييد الوصول إلى معلومات حساسة وتنظيم استخدام الموارد البشرية.

إقرا ايضاً | أهم 7 معايير لاختيار نظام الحضور والانصراف الأفضل لعملك

إليك بعض النقاط الأساسية التي يجب مراعاتها عند إدارة الصلاحيات في برنامج إدارة الموارد البشرية:

•  تعيين الأدوار والمسؤوليات: قم بتحديد الأدوار المختلفة في المؤسسة وتحديد المسؤوليات المرتبطة بها. قد تشمل الأدوار المثالية مدير الموارد البشرية، ومدير القسم، وموظف الموارد البشرية، وغيرها. استنادًا إلى هذه الأدوار، يمكن تعيين مستويات الوصول والصلاحيات الملائمة لكل مستخدم.
•  تقسيم الصلاحيات: قم بتقسيم صلاحيات الوصول إلى مستويات مختلفة بناءً على الاحتياجات والمتطلبات التنظيمية. على سبيل المثال، يمكن أن يكون لدى مدير الموارد البشرية صلاحيات كاملة للوصول إلى جميع البيانات وتنفيذ جميع الإجراءات، بينما قد يكون لدى موظف الموارد البشرية صلاحيات محدودة للوصول إلى بعض البيانات وتنفيذ بعض الإجراءات المحددة.
• التحكم في الوصول: يجب أن يتم تحديد الوصول إلى وحدات البيانات والوظائف المختلفة في البرنامج. يمكن استخدام القوائم المنسدلة أو أزرار الاختيار لتمكين أو تعطيل وصول المستخدمين إلى مجموعة محددة من البيانات أو الإجراءات.
• تتبع السجلات: يجب أن تحتفظ النظام بسجلات تفصيلية عن الأنشطة التي يقوم بها المستخدمون، بما في ذلك الوصول إلى البيانات والتغييرات التي تم إجراؤها. يمكن استخدام هذه السجلات للمساعدة في مراقبة النظام وتحديد أي سلوك غير مرغوب فيه أو مخالفات لسياسات الشركة.
• تصميم الهيكل التنظيمي: يتعين تحديد الهيكل التنظيمي للمؤسسة، بما في ذلك الإدارات والأقسام المختلفة والعلاقات التنظيمية بينها. يمكن أن يؤدي ذلك إلى تحديد مستويات مختلفة من الصلاحيات والوصول لكل قسم أو وحدة.
• التدريب والوعي: يجب توفير التدريب الملائم للمستخدمين حول سياسات الأمان واستخدام الأدوات إدارة الصلاحيات في برنامج الموارد البشرية. يجب أن يكون المستخدمون على دراية بالممارسات الأمنية والضوابط التي يجب اتباعها عند التعامل مع البيانات الحساسة.
•  التحديث الدوري: يجب أن يتم مراجعة وتحديث صلاحيات المستخدمين بشكل دوري لضمان أنها تعكس الأدوار والمسؤوليات الحالية للمستخدمين في المؤسسة. قد تحدث تغييرات في المناصب أو الهيكل التنظيمي، وبالتالي يجب تحديث الصلاحيات وفقًا لذلك.

من الأهمية بمكان أن تضمن إدارة الصلاحيات في برنامج الموارد البشرية تنفيذ سياسات الأمان والحفاظ على سرية المعلومات الحساسة. يمكن أن تساعد عملية إدارة الصلاحيات الجيدة في تقليل مخاطر الوصول غير المصرح به واستخدام غير مرخص للبيانات، وتعزيز الأمان العام للمؤسسة.

إقرا أيضاً | دليلك الكامل عن مسير الرواتب

ما هي اهمية إدارة الصلاحيات في برنامج الموارد البشرية؟

إدارة الصلاحيات في برنامج إدارة الموارد البشرية ذات أهمية كبيرة للعديد من الأسباب. إليك بعض الأهمية الرئيسية لإدارة الصلاحيات في برنامج الموارد البشرية:

• حماية البيانات والمعلومات الحساسة: يساعد تحديد وإدارة الصلاحيات في حماية البيانات الحساسة للموظفين والمعلومات الأخرى المتعلقة بالموارد البشرية. عندما يتم تحديد صلاحيات الوصول بدقة، يتم ضمان أن الأشخاص غير المخولين لا يحصلون على وصول غير مشروع إلى المعلومات الحساسة، وبيانات الرواتب، والمزايا، وغيرها.
• تنظيم العمليات وتحسين الكفاءة: بواسطة إدارة الصلاحيات، يمكن تحديد الوصول إلى وظائف محددة وفقًا لدور كل مستخدم. هذا يساهم في تنظيم العمليات وضمان أن الموظفين يحصلون فقط على الوصول إلى الوظائف والبيانات التي يحتاجونها لأداء مهامهم بشكل فعال، مما يسهم في تحسين الكفاءة وزيادة الإنتاجية.
• تقليل مخاطر الأمان: بفضل إدارة الصلاحيات الجيدة، يمكن تقليل مخاطر الأمان والوقاية من التهديدات الداخلية والخارجية. عندما يكون لكل مستخدم وصولًا محدودًا فقط للمعلومات التي يحتاجها، يكون من الصعب على الأشخاص غير المخولين الوصول إلى معلومات حساسة أو إلحاق الضرر بالنظام.
•  توفير الامتثال والمساءلة: يمكن استخدام إدارة الصلاحيات لضمان الامتثال للسياسات والقواعد الداخلية والتشريعات الخارجية. يمكن تحديد صلاحيات الوصول وفقًا للأذونات والمتطلبات القانونية، وبالتالي يتم تعزيز المساءلة وتقليل المخاطر القانونية.
•  إدارة التغيير والتطوير: يساعد إدارة الصلاحيات في التعامل مع عمليات التغيير والتطوير في المؤسسة. يمكن تعديل صلاحيات الوصول وفقًا لتغيرات الدور الوظيفي أو تحديثات السياسات والإجراءات، مما يتيح تنفيذ التغييرات بسهولة وفعالية.

باختصار، إدارة الصلاحيات في برنامج الموارد البشرية تساهم في حماية البيانات، تنظيم العمليات، تحسين الكفاءة، تقليل مخاطر الأمان، توفير الامتثال والمساءلة، وإدارة التغيير والتطوير.

إقرا ايضاً | أتمتة ادارة الموارد البشرية

ما هي الصلاحيات الممنوحة لكل دور في ادارة برنامج الموارد البشرية؟

الصلاحيات الممنوحة لكل دور في إدارة برنامج الموارد البشرية قد تختلف بناءً على حجم ونوع المؤسسة، ومتطلبات العمل الخاصة بها. ومع ذلك، فيما يلي عدة أدوار شائعة في إدارة برنامج الموارد البشرية والصلاحيات التي قد يحتاجونها:

•  مدير الموارد البشرية:
  •  وصول كامل إلى جميع الوحدات والوظائف في البرنامج.
  • إدارة بيانات الموظفين، بما في ذلك إضافة وتعديل وحذف الملفات الشخصية.
  • إدارة معلومات التوظيف وعملية التوظيف.
  • إدارة الرواتب والمزايا والإجازات.
  •  إنشاء وتخصيص التقارير والتحليلات الخاصة بالموارد البشرية.
• موظف الرواتب:
  •  إدارة دورة الرواتب بما في ذلك حساب الرواتب، والإيداعات المباشرة، والضرائب، والاستقطاعات.
  •  توليد تقارير الرواتب وإصدار الشيكات والإشعارات ذات الصلة.
  • إدارة المعلومات المالية للموظفين، مثل تعديلات الرواتب والبدلات.
• مدير التوظيف:
  • إدارة عملية التوظيف، بما في ذلك نشر الوظائف وفلترة الطلبات وجدولة المقابلات.
  •  الوصول إلى معلومات المرشحين وتقييمهم واختيار المرشحين المناسبين.
  • تنظيم عمليات الاختبار والتقييم والمقابلات الشخصية.
•  مدير التدريب:
  • تطوير وتنفيذ برامج التدريب والتطوير للموظفين.
  • تتبع وتقييم تقدم التدريب وتوفير التقارير ذات الصلة.
  • إدارة ميزانية التدريب والتعلم والتطوير.
•  مدير الموظفين العليا:
  •  الوصول إلى معلومات مفصلة عن الموظفين في المؤسسة.
  •  توليد تقارير عن الأداء والتوازن بين العمل والحياة الشخصية والتطور المهني للموظفين.
  •  إدارة عمليات التقييم والترقيات والتسليمات.

هذه مجرد أمثلة وصلاحيات الأدوار يمكن تخصيصها وتعديلها وفقًا لاحتياجات المؤسسة الفردية. يجب أن تتم مراعاة مبادئ الأمان والحماية لضمان أن تلك الصلاحيات تمنح فقط للأشخاص المخولين وفقًا للسياسات والإجراءات المناسبة.